Organiser un mariage à destination peut sembler complexe au départ. En réalité, lorsqu’on avance dans le bon ordre et qu’on est bien accompagné, chaque étape devient beaucoup plus simple.
De notre première conversation jusqu’au jour du mariage, notre rôle est de vous guider, de coordonner le voyage et de vous aider à faire les bons choix au bon moment.
1. On apprend à se connaître
Tout commence par votre histoire et votre projet.
Nous voulons comprendre comment vous imaginez votre mariage : vos dates, votre budget approximatif, le nombre d’invités envisagé, vos villes de départ, le type d’hôtel recherché et ce qui est vraiment important pour vous.
Vous n’avez pas besoin d’avoir déjà choisi votre destination ou de connaître tous les détails. Cette première étape sert justement à définir vos priorités et à comprendre ce qui est réaliste pour votre groupe.
L’objectif est simple : partir de votre mariage, et non d’un forfait déjà décidé.
2. Vous choisissez Mariage Sud et votre niveau d’accompagnement
Une fois votre projet mieux défini, vous choisissez la façon dont vous souhaitez être accompagnés.
Mariage Sud offre différents forfaits de planification, du soutien pour les couples qui souhaitent gérer eux-mêmes une partie de l’organisation jusqu’à un accompagnement beaucoup plus complet.
Notre équipe réunit deux expertises importantes : le voyage de groupe et la planification du mariage à destination.
Vous avez donc un interlocuteur unique pour votre voyage, vos invités et les différentes étapes entourant votre mariage.
3. On choisit ensemble la destination et l’hôtel
C’est l’une des décisions les plus importantes.
Nous comparons les destinations et les hôtels en fonction de votre budget, de votre groupe, des vols disponibles, de la plage, du style d’hôtel recherché et, bien sûr, des possibilités offertes pour votre mariage.
Un hôtel peut sembler parfait pour des vacances sans nécessairement être le meilleur choix pour un mariage. Nous regardons donc également les lieux de cérémonie, les forfaits mariage, les réceptions disponibles, les équipes mariage de l’hôtel et les avantages offerts aux groupes.
Qui réserve la date du mariage auprès de l’hôtel?
Mariage Sud s’occupe de réserver votre date, le lieu et l’heure de votre cérémonie auprès de l’hôtel, selon votre forfait de planification.
Une fois la date confirmée, vous pourrez également être mis en communication avec la coordonnatrice mariage de l’hôtel pour poursuivre certains éléments de l’organisation.
Pour avoir le plus de choix possible, particulièrement si vous souhaitez une date précise, nous recommandons de commencer les démarches environ un an à l’avance.
4. On organise votre mariage
Une fois la destination, l’hôtel et la date choisis, la planification prend forme.
Selon le forfait sélectionné, nous vous accompagnons notamment pour :
- le lieu de la cérémonie
- la réception privée ou le souper semi-privé
- les fleurs
- le bouquet et la boutonnière
- les décorations et l’arche
- le menu
- le gâteau
- la photographie
- la coiffure et le maquillage
- les activités et événements entourant le mariage
Quand choisit-on les fleurs, le menu, la réception et le photographe?
Tout ne doit pas être décidé au moment de réserver le voyage.
Pour plusieurs de nos forfaits, une rencontre complète de planification est prévue environ quatre mois avant le départ. C’est notamment à cette étape que nous travaillons avec vous sur la réception, les fleurs, le menu, les décorations et les choix entourant le photographe, la coiffure et le maquillage.
Certains choix sont ensuite confirmés directement avec l’hôtel et quelques détails peuvent encore être ajustés une fois à destination.
5. Nous suivons votre groupe et vos invités
Pendant que le mariage se prépare, notre équipe s’occupe également du volet voyage.
Vos invités peuvent réserver leur place dans le groupe et communiquer avec l’agence pour les questions concernant leur voyage. Nous assurons le suivi des réservations et des principales échéances associées au groupe.
Cela évite aux futurs mariés de devenir eux-mêmes l’agence de voyages de tous leurs invités.
À partir de combien de personnes obtient-on un tarif de groupe?
Un groupe est généralement constitué à partir de 10 adultes auprès des principaux voyagistes, notamment Vacances Air Canada, Vacances Transat, Sunwing et WestJet Vacances. Les avantages et gratuités peuvent ensuite varier selon le fournisseur, le nombre de voyageurs et le nombre de chambres réservées.
Votre conseiller ou conseillère vérifie donc l’option la plus avantageuse pour votre groupe plutôt que d’appliquer une formule unique à tous les mariages.
Que se passe-t-il si un invité annule?
Les conditions dépendent du moment de l’annulation et du fournisseur.
Les dépôts peuvent être non remboursables et non transférables et, lorsqu’une personne annule une chambre occupée par plusieurs voyageurs, les occupants restants peuvent devoir payer la différence applicable.
Une annulation peut également avoir un impact sur le statut ou le tarif du groupe si le nombre de voyageurs descend sous le minimum requis. Les conditions exactes du dossier doivent donc toujours être validées avec votre conseiller ou conseillère et le fournisseur.
Nous recommandons également aux voyageurs de vérifier leurs protections d’assurance dès la réservation.
6. Vous arrivez à destination… et place au mariage
À l’approche du départ, l’essentiel de la planification est déjà fait.
La règle générale est d’être à destination environ 72 heures avant la cérémonie, avec certaines différences selon les pays : 48 heures pour la Jamaïque, par exemple.
Que se passe-t-il à notre arrivée?
Vous rencontrez généralement la coordonnatrice mariage de votre hôtel le lendemain de votre arrivée.
Elle peut vous faire visiter le lieu choisi pour la cérémonie ainsi que les autres espaces disponibles. Si vous avez prévu une réception ou un souper privé, vous pouvez également voir les lieux et régler les derniers détails.
C’est aussi le moment de confirmer certains choix avec l’équipe de l’hôtel et, lorsque cela est possible, d’apporter les derniers ajustements à votre mariage.
Puis vient enfin le moment pour lequel tout a été préparé. Votre famille et vos amis sont sur place, le voyage est commencé et vous pouvez maintenant profiter de votre mariage.
Vous vous occupez de vivre le moment. Nous vous aidons à préparer tout ce qui vient avant.